10 Kriterien für virtuelle Datenräume

Zu den wichtigsten Mindestanforderungen für virtuelle Datenräume zählt Jan Hoffmeister, SID-Arbeitskreisleiter „Virtueller Datenraum“ und DRS-Geschäftsführer, vor allem das gebündelte Hochladen großer Dokumentenmengen. Abhängig von der Größe des Datenraums und der Internetverbindung sollten dafür im Durchschnitt nicht mehr als zehn Minuten Zeit in Anspruch genommen werden. Ebenfalls von erheblicher Bedeutung ist die Anzeige von großen Dokumenten in Echtzeit. Datenräume enthalten oftmals eine hohe Anzahl an sehr umfangreichen Dokumenten. Auch diese Dokumente müssen in Echtzeit angezeigt werden, um das effiziente Arbeiten aller Parteien zu garantieren.

In der Regel erhalten mehrere Gruppen Zugang zu den transaktionsrelevanten Dokumenten. Eine detaillierte Rechteverwaltung auf Gruppen- und Dokumentenebene ermöglicht es den Unternehmen, genau festzulegen, welche Personen nur zum Sichten der Dokumente berechtigt sind und welche darüber hinaus auch Freigaben fürs Drucken und Speichern von Dokumenten haben. Laut Hoffmeister ist die vollständige Dokumentation aller Datenraumaktivitäten aus Gründen der Compliance ebenfalls äußerst wichtig. „Transaktionen enden oftmals im Schiedsgericht und ein Nachweis der tatsächlichen Datenrauminhalte und -aktivitäten ist dann unerlässlich. Daher müssen sämtliche Bewegungen im Datenraum vollständig dokumentiert und leicht abrufbar sein“, erläutert der SID-AK-Leiter.

Der 10-Punktekatalog für virtuelle Datenräume steht kostenfrei unter http://www.drooms.com/de/whitepaper/top10 zur Verfügung. [bl]