Renaissance der Standard-Software

Von Katrin Wischhusen, Managing Partner bei KPS.

Standard-Software einsetzen oder selbst entwickeln? Vor dieser grundlegenden Entscheidung stehen alle Firmen, die eine neue Business-Lösung einführen möchten, sei es ein ERP-, ein CRM- oder auch ein BI-System. Die Befürworter der individualisierten Alternative führen häufig das Argument ins Feld, dass sich mit einer reinen Standard-Software die spezifischen Prozesse und Anforderungen in der Organisation nicht eins zu eins abbilden ließen. Dies beträfe vor allem auch Unternehmen, die ein hochspezialisiertes Produkt- oder Service-Portfolio am Markt anbieten. Die Standard-Software sei zu starr und unflexibel, der Aufwand und die Kosten für individuelle Anpassungen in vielen Fällen zu hoch, so die Bedenken und Kritikpunkte mancher Anwender.

Diese Maxime führte folglich zu Eigenentwicklungen und einem hohen Individualisierungsgrad beim Einsatz von Business-Software. Unternehmen sehen sich dadurch jedoch mit einigen Herausforderungen und Risiken konfrontiert. So können sie beispielsweise nicht mehr flexibel auf veränderte Marktanforderungen reagieren, wenn die Software erstmal individuell an bestimmte interne Prozesse angepasst ist. Häufig sind es dann die Kunden, die das Unternehmen zurück zur Standard-Software drängen. Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie rasch sich die Bedürfnisse des Marktes verändern können. Einzelhändler etwa mussten in der Lage sein, in kürzester Zeit E-Commerce-Prozesse zu implementieren. Andere Firmen mussten komplett neue Businessmodelle umsetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die auf Standardsoftware setzen, konnten in dieser Situation schneller reagieren.

In hoch individualisierte Standard-Lösungen lassen sich Hersteller-Updates oft nicht mehr problemlos einspielen. Vielmehr müssen sie individuell unter die Lupe genommen und teilweise nachgebaut werden. Dies behindert Unternehmen de facto bei der Veränderung und Skalierung ihrer Geschäftsprozesse und Innovationen finden nur schwer Einzug ins eigene System. Dazu kommt: Häufig liegen kundenindividuelle Anpassungen schon viele Jahre zurück. Möglicherweise ist bei den Anwenderunternehmen bereits ein Generationswechsel eingetreten. Entwickler, die beim Customizing mitgewirkt haben, sind mittlerweile im Ruhestand oder haben das Unternehmen verlassen. Dadurch geht wertvolles Fachwissen verloren, das für den reibungslosen Betrieb benötigt wird. Beim Einsatz von Standard-Software hingegen kommt dieser Know-how-Verlust kaum zum Tragen. Darüber hinaus unterliegen die Spezifika von Software-Lösungen, wie etwa der Programmier-Code oder die Benutzeroberfläche, einem rasanten Wandel. Und auch das Betriebsmodell verändert sich und verschiebt sich zunehmend vom Backbone in die Cloud.

Insbesondere auch bei größeren, international agierenden Unternehmen können sich durch einen zu hohen Individualisierungsgrad Probleme ergeben: Wird beispielsweise im Rahmen einer Expansionsstrategie das Portfolio erweitert und eine neue Firma hinzugekauft, müssen verschiedene Software-Lösungen harmonisiert werden. Je mehr diese standardisiert sind, desto einfacher kann die Angleichung nicht nur bezüglich der Systeme, sondern vor allem auch prozessseitig gelingen. Das geht einher mit weniger Manpower und geringeren Kosten, die für den Prozess aufgewendet werden müssen und einer weit schnelleren und erfolgreicheren Integration von neuen Geschäftseinheiten.

Aufgrund dieser Herausforderungen gewinnt der Einsatz von Standard-Software seit einigen Jahren wieder zunehmend an Bedeutung. Unternehmen nutzen dadurch auch die Best Practices der darunter liegenden Standardprozesse. Hier ist ein klarer Trend erkennbar: Um flexibel auf die Anforderungen des Marktes reagieren zu können, nutzen Firmen zwar vermehrt Standardlösungen und bauen ihre Prozesse auf dieser Basis auf - beispielsweise gibt es für Workflows wie Lagerverwaltung, Buchhaltung, Auftragsmanagement oder Fakturierung sehr gute Standards, die sich nutzen lassen. Die Software-Systeme werden hingegen ganz gezielt individualisiert – allerdings nur dort, wo es wirklich Sinn macht, echte Wertschöpfung und einen greifbaren USP generiert. Das Unternehmen ist dadurch in der Lage, Standard-Software zu nutzen und sich dennoch trennscharf vom Wettbewerb abzugrenzen.

KPS hat auf die veränderten Anforderungen des Marktes reagiert und eine Möglichkeit geschaffen, in kurzer Zeit standardisierte IT-Systeme einzuführen, die sich punktgenau individualisieren lassen. Das Herz dieser Lösung ist eine modular aufgebaute Software-Plattform, bei der die wichtigsten Standardprozesse bereits zu 80 Prozent im System implementiert und die zugehörigen Business-Szenarien umfangreich visuell beschrieben und dokumentiert sind. Die zukünftigen Anwender können also bereits vor Projektstart die neuen End-to-End-Prozesse im System hands-on erleben. Darauf lassen sich gezielt und flexibel kundenspezifische Individualisierungen aufsetzen. Dieses Konzept bietet nicht nur eine fundierte, standardisierte Prozess- und System-Basis. Es ermöglicht gleichzeitig ein individuelles Setup, das präzise auf die jeweiligen Anforderungen und spezialisierten Prozesse der Anwenderunternehmen eingeht. Diese profitieren im Ergebnis von deutlich höherer Geschwindigkeit, Effizienz und Flexibilität.